Viitenumerolaskuri

Viitenumero laskuille oikein — joka kerta

Viitenumero yksilöi maksun niin, että suoritus kohdistuu reskontrassa oikealle laskulle automaattisesti. Tämä laskuri muodostaa kotimaisen viitenumeron mistä tahansa pohjanumerosta — tyypillisesti laskun numerosta — Finanssiala ry:n rakenneohjeen mukaisella 7-3-1-painotuksella, ja näyttää samalla kansainvälisen RF-viitteen.

Tarkistustoiminto kertoo, onko olemassa oleva viite laskettu oikein: virheellinen viite on yleisin syy siihen, ettei maksu kohdistu. Massagenerointi tuottaa juoksevan sarjan viitteitä esimerkiksi laskutuserää varten — kopioi lista suoraan laskutusohjelmaan tai taulukkoon.

RF-viite (ISO 11649) toimii sekä kotimaisissa että SEPA-maksuissa: se on kotimainen viite, jonka eteen lisätään RF ja kaksi mod 97 -menetelmällä laskettua tarkistusnumeroa. Kaikki laskenta tapahtuu selaimessasi — laskujesi numerot eivät lähde mihinkään.

Esimerkki: viitenumero laskun numerosta 1234

Tarkistusnumero lasketaan pohjanumerosta oikealta vasemmalle painoilla 7, 3 ja 1, jotka toistuvat jaksoittain. Numerossa 1234 oikeanpuolimmainen numero on 4 ja se saa painon 7, seuraava 3 saa painon 3, sitten 2 saa painon 1 ja viimeinen 1 saa taas painon 7. Painotetut tulot ovat 28, 9, 2 ja 7, joiden summa on 46. Summa pyöristetään ylöspäin seuraavaan kymmeneen eli 50:een, ja erotus 50 − 46 = 4 on tarkistusnumero. Se liitetään pohjanumeron perään, joten valmis viitenumero on 12344. Sama pohjanumero RF-muodossa on RF541234, jossa 54 on mod 97 -menetelmällä laskettu tarkistusosa.

Jos summa osuu tasan kymmeneen, tarkistusnumero on 0 — pyöristys tehdään aina ylöspäin seuraavaan kymmeneen, ei lähimpään. Tämä on se kohta, jossa käsin laskettu viite menee useimmiten pieleen.

Miksi maksu ei kohdistu

Yleisin syy on virheellinen tarkistusnumero: viite on kirjoitettu käsin tai laskettu väärällä painotuksella, jolloin pankki hylkää sen tai suoritus jää kohdistumatta reskontrassa. Toiseksi yleisin on se, että maksaja käyttää vanhan laskun viitettä uuteen maksuun — silloin suoritus kohdistuu oikein muodostettuna mutta väärälle laskulle, mikä on hankalampi virhe huomata kuin hylätty maksu.

Viitenumeron pituus on kotimaisessa muodossa 4–20 merkkiä tarkistusnumero mukaan lukien, ja alle neljän merkin pohjanumero on liian lyhyt. Etunollilla ei ole merkitystä eikä viitettä tarvitse täyttää tiettyyn pituuteen. Tulostettaessa viite ryhmitellään viiden numeron välein oikealta lukien, mutta ryhmittely on pelkkä luettavuuden apu: pankille viite menee ilman välilyöntejä, ja laskuri näyttää molemmat muodot.

Kotimainen viite vai RF-viite

Kotimainen viite riittää, kun sekä maksaja että saaja ovat Suomessa. RF-viite kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun laskutat ulkomaille tai vastaanotat maksuja muista SEPA-maista: RF on kansainvälisesti tunnistettava muoto, jonka ulkomainen maksaja osaa syöttää oikeaan kenttään. Sama pohjanumero tuottaa aina saman RF-viitteen, joten järjestelmää ei tarvitse vaihtaa — voit julkaista laskulla molemmat.

Käytännössä useimmat laskutusohjelmat muodostavat viitteen automaattisesti laskun numerosta. Tämä laskuri on siksi ennen kaikkea tarkistustyökalu: sillä varmistat yksittäisen viitteen oikeellisuuden, muodostat viitteen käsin tehtyyn laskuun tai tuotat kerralla sarjan viitteitä, kun laskutus hoidetaan taulukkolaskennassa.